PENGADAAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA SEKOLAH
I.
PENDAHULUAN
Sistem pendidikan merupakan
rangkaian-rangkaian dari sub sistem atau unsur-unsur pendidikan yang saling
terkait dalam mewujudkan keberhasilannya. Ada tujuan, kurikulum, materi,
metode, pendidik, peserta didik, sarana, alat, pendekatan dan sebagainya.
Keberadaan satu unsur membutuhkan keberadaan unsur lain, tanpa keberadaan salah
satu diantara unsur-unsur itu proses pendidikan menjadi terhalang, sehingga
mengalami kegagalan.
Keberadaan sarana pendidikan mutlak
dibutuhkan dalam proses pendidikan, sehingga termasuk dalam komponen-komponen
yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan proses pendidikan. Tanpa sarana
pendidikan, proses pendidikan akan mengalami kesulitan yang sangat serius,
bahkan bisa menggagalkan pendidikan. Suatu kejadian yang harus dihindari oleh
semua pihak yang terlibat dalam pendidikan.
Proses pendidikan dilaksanakan untuk mencapai
suatu tujuan pendidikan. Agar tujuan pendidikan tersebut dapat dicapai maka
perlu diperhatikan segala sesuatu yang mendukung keberhasilan tujuan pendidikan
itu. Dari sekian faktor penunjang keberhasilan tujuan pendidikan, kesuksesan
dalam proses pembelajaran merupakan salah satu faktor yang dominan.
Sebab di dalam proses pembelajaran itulah terjadinya interialisasi nilai-nilai
dan pewarisan budaya maupun norma-norma secara langsung. Karena itu, kegiatan
belajar-mengajar merupakan ujung tombak untuk tercapainya pewarisan nilai-nilai
di atas. Untuk itu perlu sekali dalam proses pembelajaran itu diciptakan
suasana yang kondusif agar peserta didik benar-benar tertarik dan ikut proses
itu.
Oleh karena itu, hal pertama yang harus dilkukan agr
terciptanya suasana belajar yang kondusif maka diperlukan manajemen sarana dan
prasarana sekolah, tertama adalah pengadaan perlengkapan pendidikan. Pengadaan
perlengkapan sekolah biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan
perkembangan pendidikan di sekolah, mengenai barang-barang yang rusak hilang,
dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga
memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun
anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan di sekolah seharusnya direncanakan
dengan hati-hati, sehingga semua pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu
sesuai dengan atau memenuhi kebutuhan perlengkapan di sekolah.
Selain pengadaan perlengkapan sekolah diperlukan
pula pendistribusian perlengkapan sekolah. Dengan adanya pendistribusian
perlengkapan sekolah tersebut, dapat menambah perlengkapan sekolah yang belum
tersedia sebelumnya, sehingga dapat memperlancar proses belajar mengajar di
sekolah tersebut.
II.
RUMUSAN
MASALAH
A. Apa
pengertian pengadaan sarana dan prasarana sekolah?
B. Bagaimana
perencanaan perlengkapan sekolah?
C. Bagaimana
prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah?
D. Bagaimana
pengadaan perlengkapan sekolah?
E. Apa
pengertian pendistribusian dan bagaimana pendistribusian perlengkapan sekolah?
III.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah
Menurut Gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana
dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang,
benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut Daryanto,
(2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung
untuk mencapai tujuan pendidikan.[1]
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan
semua jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan
kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengadaan juga
berarti adalah kegiatan yang biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai
dengan perkembangan pendidikan di sekolah menggantikan barang-barang rusak,
hilang, dihapuskan atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga
memerlukan penggantian untuk menjaga tingkat kesediaan barang setiap tahun
anggaran mendatang.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional
pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi
ini pada hakekatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan
prasarana pendidikan persekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan
sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.[2]
Kegiatan pengadaan diantaranya adalah 1). Analisis
kebutuhan, 2). Seleksi, 3). Keputusan, 4). Pemerokkan.
B.
Perencanaan Perlengkapan Sekolah
Perecanaan adalah suatu proses memikirkan dan menetapkan
kegiatan-kegiatan atau program-program yang akan dilakukan di masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, perencanaan perlengkapan
pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan
program pengadaan fasilits sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana
pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan
perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :
1. Perencanaan perlengkapan sekolah itu
merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
2. Objek pikir dalam perencanaan
perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana dan prasarana pendidikn yang
dibutuhkan sekolah.
3. Tujuan perencanaan perlengkapan
seklah adalah efektivitas dan efisiensi alam pengadan perlengkapan sekolah.
4. Perencanaan perlengkapan sekolah
harus memenuhi prinsip-prinsip :
a. Perencanaan perlengkapan sekolah
harus betul-betul merupakan proses intelektual.
b. Perencanaan didasarkan pada analisis
kebutuhn melalui studi komprehensif mengenai masyarakat sekolah dan kemungkinan
pertumbuhannya, sebagai prediksi populasi sekolah.
c. Perencanaan perlengkapan sekolah
harus realistis, sesui dengan kenyatan anggaran.
d. Visualisasi hasil perencanaan
perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan
harganya.
C.
Prosedur Perencanaa Pengadaan
Perlengkapan Sekolah
James J. Jones (1969) mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan
pengadaan perlengkpan pendidikn di skolah sebagai berikut :
1. Menganilis kebutuhan pendidikan
suatu masyarakat dan menetapkan program untuk masa yang akan datang sebagai
dasar untuk mengevaluasi keberadan fasilitas dan membuat model perencanaan
perlengkapan yang akan datang.
2. Melakukan survey ke seluruh unit
sekolah untuk menyusun master plan
untuk jangka waktu tertentu.
3. Memilih kebutuhan utama berdasarkan
hasil survey.
4. Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-pisah
dalam usulan master plan.
5. Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah
sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.
6. Mengembangkan atau menguatkan
tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang
diusulkan.
7. Melengkapi perlengkapan gedung dan
meletakkannya sehingga siap untuk digunakan.
Emery Stoops dan Russel E. Johnson (1969) menegaskan bahwa
prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah
sebagai berikut :
1. Pembentukan panitia pengadaan barang
atau perlengkapan.
2. Penetapan kebutuhan perlengkapan.
3. Penetapan spesifikasi.
4. Penetapan harga satuan perlengkapan.
5. Pengujian segala kemungkinan.
6. Rekomendasi.
7. Penilaian kembali.
Sedangkan menurut Boeni Soekarno (1987), langkah-langkah
perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah sebagai berikut :
1. Menampung semua usulan pengadaan
perlengkapan sekolah yang diajukan setiap unit kerja sekolah dan atau
menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
2. Menyusun rencana kebutuhan
perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan atau
satu tahun ajaran.
3. Memadukan rencana kebutuhan yang
telah disusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya.
4. Memdukan rencana kebutuhan dengan
dana atau anggaran sekolah yang telah tersedia.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan
perlengkapan dengan dana atau anggaran yang ada.
6. Penetapan rencana pengadaan akhir.[3]
Berikut akan
dijelaskan pula prosedur pengadaan barang dan jasa, yang harus mengacu kepada
Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun
2007. Pengadaan
sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai
berikut:
a.
Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b.
Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c.
Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang
ditujuakan kepada pemerintah bagi
sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d.
Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya
untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
e.
Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana
akan dikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan
prasarana tersebut.[4]
Sedangkan pengelolaan pengadaan itu
sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003. “Pedoman
pengadaan barang dan jasa pemerintahan” menyatakan bahwa pengadaan barang/jasa
pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa secara sukarela maupun oleh
pengelola barang/jasa.
D.
Pengadaan Perlengkapan Sekolah
Pengadaan perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan
upaya merealisasikan rencan pengadaan perlengkapan yang telah disusun
sebelumnya.
Berikut ini akan dijelaskan beberapa cara dalam pengadaan
perlengkapan sekolah yang dapat dilakukan oleh pengelola perlengkapan sekolah,
yaitu :
1.
Pembelian
Pembelian adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasaran sekolah dengan cara sekolah membayar dengan sejumlah uang tertentu
kepada penjual untuk mendapatkan sarana dan prasarana yang sesuai dengan
kesepakatan kedua belah pihak. Pembelian dilakukan apabila ada anggarannya.[5]
Untuk membeli buku-buku perpustakaan sekolah dapat ditempuh
dengan beberapa cara, yaitu membeli di pabrik, membeli di toko, dan memesan.
2.
Hadiah atau Sumbangan
Permintaan hadiah
atau sumbangan perlengkapan sekolah, dapat dirinci sebagai berikut :
a. Hadiah atau sumbangn dari
murid-murid yang akan masuk sekolah atau yang akan lulus keluar dri sekolah.
b. Hadiah atau sumbangan dari guru atau
staf lainnya, yang bisa berupa buku baru maupun yang sudah dibaca, majalah,
surat kabar, dsb.
c. Hadiah atau sumbangan dari BP3. Permintaan
hadiah atau sumbangan ini bisa diajukan pada waktu rapat BP3, atau langsung
diajukan kepada keua BP3.
d. Hadiah atau sumbangan dari penerbit,
terutama untuk memperoleh sarana pendidikan yang berupa buku.
e. Hadiah atau sumbangan dari
lembaga-lembaga pemerintah atau lembaga-lembaga swasta, seperti Perpustakaan
Nasional, Dinas Pendidikan Nasional Provinsi, Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah.[6]
3. Tukar-menukar
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
sekolah dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan
sarana dan prasarana yng dibutuhkan organisasi atau instasi lain. Penggunaan
cara ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua
belah pihak, dan sarana/prasarana yang diperuntukan harus merupakan sarana dan
prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang sudah tidak berdaya guna
lagi.
4.
Meminjam
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu
dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian
pinjam-meminjam. Pemenuhan kebutuhan sekolah dengan cara ini hendaknya
dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasaran bersifat sementara dan temporer
dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.
5.
Pembuatan sendiri
Adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah
dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau
pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan
efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana
sekolah yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan
prasarana yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang
dibuat oleh guru atau murid.
6.
Penyewaan
Adalah cara pemenuhan sarana dan prasrana sekolah dengan
jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain unuk kepentingan sekolah
dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan
sarana dan prasaran dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana
dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
7.
Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara
memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk
kepentingan sekolah.
8.
Perbaikan atau rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana
sekolah dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami
kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana prasarana dan maupun dengan
jalan penukaran instrumen yang baik diantara sarana dan prasarana yang rusak
sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit
atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan
prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.[7]
E.
Pengertian Pendistribusian dan
Pendistribusian Perlengkapan Sekolah
Barang-barang perlengkapan sekolah (sarana
dan prasarana) yang telah diadakan dapat didistribusikan. Pendistribusian atau
penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggungjawab dari
seorang penanggungjawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam
rangka itu, ada tiga langkah yang sebaiknya ditempuh oleh bagian
penanggungjawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu: (1) penyusunan alokasi
barang; (2) pengiriman barang; (3) penyerahan barang.
Barang yang telah diterima
dinventarisasi oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa
berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak berarti semua personil
sekolah dapat menggunakannya secara bebas. Pendistribusian harus diatur dengan
sebaik-baiknya agar pengelola perlengkapan sekolah tidak menglami kesulitan
dalam membuat laporan pertanggungjawaban.
Dalam kaitan dengan perihal di
atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dalam penyusunan alokasi
ini, ada empat hal yang harus diperhatikan dan ditetapkan, yaitu :
1. Penerima barang, yaitu orang
yang menerima barang dan sekaligus mempertanggungjawabkannya sesuai dengan
daftar barang yang diterima.
2. Waktu penyaluran barang. Waktu penyaluran
harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan
dengan proses belajar mengajar. Selain itu, penyaluran perlengkapan tergantung
pada jenisnya.
3. Jenis barang yang akan
disalurkan kepada pemakai.
4. Jumlah barang yang akan
didistribusikan.
Pada dasarnya ada 2 sisem
pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah,
yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan sistem
pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah diterima dan di
inventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Jika menggunakan sistem
pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah diterima dan
sudah di inventarisasikan tidak secara langsung disalurkn, melainkan harus
disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya
digunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.
Untuk dapat dikatakan berjalan
secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi bebrapa asas
pendistribusian yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Asas ketepatan
2. Asas kecepatan
3. Asas keamanan
4. Asas ekonomi
Namun, jika digunakan sistem
pendistribusian tidak langsung maka barang-barang yang perlu disimpan di gudang
perlu mendapat pengawasan yang efektif. Untuk mempermudah pengawasan tersebut
perlu dibuat stok barang yang ditempelkan pada barang tersebut untuk
mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan.[8]
Secara
umum manajemen distribusi meliputi beberapa hal yang harus menjadi
pertimbangan, yakni:
1.
Perencanaan kebutuhan
distribusi
Perencanaan kebutuhan
distribusi di dalam sebuah manajemen distribusi meliputi segenap rangkaian
kegiatan dalam rangka memenuhi pelanggan serta kegiatan menerima dan menyimpan
barang dengan jumlah biaya diusahakan serendah mungkin. Jumlah biaya yang
dikeluarkan pada proses distribusi terhitung sebagai biaya yang harus ditutupi
pada harga jual yang diberikan kepada pelanggan. Proses pengiriman, peletakan
dan sebagainya dari barang-barang produksi merupakan hal yang menjadi
pertimbangan dalam manajemen distribusi yang baik.
2.
Perencanaan sumber daya
distibusi
Merupakan kelanjutan dari upaya
perencanaan terhadap kebutuhan distribusi. Di dalam manajemen distribusi
penting diperhatikan sumber daya manusia yang mengerjakannya, ruang gudang,
jumlah biaya angkutan dan sebagainya. Perencanaan yang dilakukan harus matang
agar tidak mubazir dan berefek pada kerugian modal perusahaan.
3.
Persediaan distribusi
Dalam hal ini merupakan
persediaan yang menyangkut semua kebutuhan di dalam proses distribusi. Baik
dari segi barang produksi,SDM, fasilitas, transportasi, modal dan sebagainya.
Ketersediaan tersebut sangat penting untuk menjamin klancaran proses distribusi
yang terjadi.
Demikianlah proses manajemen
distribusi tersebut dijalankan dengan memperhatikan berbagai pertimbangan ,
perencanaan dan hal-hal yang penting untuk disediakan di dalam proses
distribusi.
Tanpa adanya manajemn distribusi
yang baik, maka penyebaran produk di pasaran tidak akan merata dan terhambat.[9]
Hal tersebut akan berefek pada kerugian sekolah yang dikelola.
IV.
KESIMPULAN
Pengadaaan perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan
upaya merealisasikan rencana pengadaan perlengkapan yang telah disusun
sebelumnya.
Pengadaan
sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen
sarana dan prasarana pndidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakekatnya
merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis
dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang
dapat dipertanggungjawabkan.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan pengelola pendidikan
untuk melakukan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu: pembelian, hadiah atau
sumbangan, tukar-menukar, meminjam, penyewaan, pembuatan sendiri,
pendaurulangan, dan perbaikan atau rekondisi.
Berikut ini adalah beberapa prosedur pengadaan perlengkapan
sekolah yang telah disempurnakan dalam Permen no 24 tahun 2007, yaitu :
a.
Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b.
Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c.
Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang
ditujuakan kepada pemerintah bagi
sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d.
Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya
untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
e. Setelah dikunjungi dan disetujui
maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan
pengadaan sarana dan prasarana tersebut.
Pendistribusian
sarana dan prasarana sekolah adalah kegiatan
pemindahan barang dan tanggungjawab dari seorang penanggungjawab penyimpanan
kepada unit-unit atau orang-orang yang
membutuhkan barang itu.
Intinya adalah
manajemen pengadaan dan pendistribusian sarana dan prasarana sekolah itu
sangatlah penting dan harus berjalan dengan seimbang.
V.
PENUTUP
Demikian
makalah yang dapat kami buat. Dalam penyusunan ini, kami menyadari masih banyak
kekurangan dan kelemahan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya rujukan
atau referensi. Kami berharap bagi pembaca dapat berkenan memberikan kritik dan
saran yang membangun, demi sempurnanya makalah ini dan penulis makalah di
kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat, amin.
[1]http://chasynieya.wordpress.com/2012/06/06/pengadaan-sarana-dan-prasarana-sekolah/Minggu,19oktober2014,pukul19.00WIB.
[2]
http://fuadmje.wordpress.com/2011/12/24/perencanaaan-sarana-dan-prasarana-persekolahan-sebagai-sumber-belajar/Minggu,19oktober2014,pukul19.00WIB.
[3] Dr. Ibrahim
Bafadal, M.Pd, Manajemen Perlengkapan
Sekolah (Jakarta : PT Bumi Aksara, 2004), hlm. 26-29.
[4] http://chasynieya.wordpress.com/2012/06/06/pengadaan-sarana-dan-prasarana-sekolah/Minggu,19oktober2014,pukul19.00WIB.
[7] http://fuadmje.wordpress.com/2011/12/24/perencanaaan-sarana-dan-prasarana-persekolahan-sebagai-sumber-belajar/Minggu,19oktober2014,pukul19.00WIB.
